Webscale Oy:n tietosuojaseloste

Webscalen markkinointi- ja asiakaskontaktit
Webscalen työnhakijat ja työntekijäehdokkaat
Webscalen henkilöstö

Yleistä

Olemme sitoutuneita suojaamaan asiakkaidemme, henkilöstömme ja työnhakijoidemme yksityisyyttä. Vaikka myymme palveluja yksinomaan yritysasiakkaille, edellyttää liiketoimintamme harjoittaminen jossain määrin henkilötietojen keräämistä, tallentamista ja käsittelyä. Henkilötietoa on esimerkiksi henkilön nimi, sähköpostiosoite, tehtävänimike, ikä ja valokuva.

Webscale Oy käsittelee asiakkaisiinsa, henkilöstöönsä ja työnhakijoihin liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti.

Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten tietosuojaselosteeseen on hyvä palata aika ajoin.

Toimimme usein myös tietosuojalainsäädännön tarkoittamassa henkilötietojen käsittelijän roolissa suhteessa yritysasiakkaisiimme, jos käsittelemme sopimuksen perusteella heidän puolestaan alihankkijana heidän omia henkilötietoja tai meillä on esimerkiksi pääsy henkilötietoihin IT-palvelukumppanina. Näiden tietojen rekisterinpitäjänä toimii kulloinkin kyseessä oleva asiakas ja henkilötietoja tallennetaan ja käsitellään asiakkaan tietosuojaselosteen mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on Webscale Oy (jäljempänä myös “Webscale” tai “me”):

Webscale Oy
Y-tunnus: 2562359-7
Mannerheimintie 12
00100 Helsinki
Sposti: info@webscale.fi
Puh: +358 50 301 1297

Yhteyshenkilöt: tietosuoja-asioista vastaa Jukka Dahlbom henkilöstöä koskevissa asioissa ja Tero Kauhanen markkinointi- ja asiakasrekisterin osalta.

Mihin tarkoitukseen Webscale kerää henkilötietoja ja millä perustein tietoja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaita, henkilöstöä ja työnhakijoita koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme myös, että meillä on aina vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:

Palveluidemme toimittaminen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseen, palveluiden toimittamiseen, laskutukseen, reklamaatioihin, asiakkuuksien hallintaan ja tukipyyntöihin liittyen. Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen ja valmistelu, lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja oikeutettu etumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä. Pyrimme aktiivisesti löytämään uusia asiakkaita sekä kohdistamaan markkinointi- ja asiakasviestintää myös olemassa oleville asiakkaille. Saatamme markkinoida muun muassa sähköpostitse, sosiaalisissa medioissa, hakukoneissa sekä personoimalla sisältöjä ja viestejä digitaalisissa kanavoissamme ja kolmansien osapuolten markkinointiverkostoissa. Pyrimme myös mittaamaan ja seuraamaan markkinointimme tehokkuutta. Tietoja saatetaan myös luovuttaa ulkopuolisille alihankkijoille tai palveluntarjoajille näiden tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa oikeutettu etumme, mahdollisesti joskus myös suostumus ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen. Henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi, vaikka emme sitä tekisi suostumuksen perusteella.

Liiketoimintamme kehittäminen. Saatamme myös käsitellä henkilötietoja toimialamme mukaisen liiketoimintamme kehittämiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki).

Henkilöstöhallinto ja rekrytointi. Henkilöstöön ja työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, palkanmaksuun ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen sekä työsuhteisiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyen. Tämän osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen sekä työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Suostumuksen perusteella saamme ja käsittelemme myös työnhakijoihin liittyviä muilta kuin työnhakijalta itseltään saatuja henkilötietoja. Työnhakijoita ja työntekijäehdokkaita koskevia tietoja käsitellään sopivan henkilön valitsemiseksi ja avointen tehtävien täyttämiseksi. Käsittelyperusteena tällöin on erityisesti sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano, oikeutettu etumme ja myös suostumus erityisesti silloin, kun tietoja saadaan muulta kuin henkilöltä itseltään.

Mitä henkilötietoja Webscale kerää ja mistä lähteistä?

Keräämme ja käsittelemme käytännössä vain asiakkaidemme yhteyshenkilöihin, henkilöstöön ja työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja.

Asiakkaat

Keräämme asiakkaisiimme liittyviä henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta sopimusten solmimisen yhteydessä. Asiakassuhteen aikana syntyy ja kerätään myös tietoa, mutta nämä koskevat pääasiassa yritystä, ei henkilöitä.

Tyypillisesti keräämme ja tallennamme asiakkaisiin liittyen seuraavia henkilötietoja:

  • työnantajan nimi
  • osoite
  • laskutusosoite
  • sähköpostiosoite
  • yhteyshenkilön nimi
  • yhteyshenkilön puhelinnumero
  • yhteyshenkilön sähköpostiosoite
  • asiakasprojektissa käytetyt teknologiat
  • sopimukset
  • markkinoinnin suostumukset / kiellot

Henkilöstö

Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja mahdollisesti myös verottajalta. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana.

Käsittelemme henkilöstöön liittyen pääasiassa seuraavia henkilötietoja:

  • nimi
  • osoite
  • puhelinnumero
  • henkilöturvatunnus (henkilön yksilöimiseksi)
  • tilinumero palkanmaksua varten
  • työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä
  • ansioluettelo
  • työsopimus ja sen sisältämät tiedot
  • sairauspoissaolotiedot
  • verotuksen pidättämistä varten tarvittavat tiedot

Työnhakijat ja työntekijäehdokkaat

Työnhakijoita koskevat tiedot saadaan henkilöltä itseltään tai suostumuksellaan muista lähteistä. Työntekijäehdokkaita saatetaan myös aktiivisesti etsiä cv-pankeista, kuten LinkedInistä. Mahdollisten soveltuvuustestien tulokset saadaan palveluntarjoajalta, mikäli työnhakija vapaaehtoisesti suostuu testin suorittamiseen.

Työnhakijoiden osalta kerätään ja käsitellään erityisesti seuraavia henkilötietoja:

  • nimi
  • perusyhteystiedot
  • hakemus ja ansioluettelo
  • koulutus, kokemus, työhistoria
  • LinkedIn-profiili
  • Github-profiili
  • referenssit ja suosittelijat (suostumuksella)

Kuka käsittelee henkilötietojaa ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Pääsääntöisesti asiakastietoja käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Henkilöstöhallintoon ja työnhakijoihin liittyviä tietoja käsittelee pääasiassa vain yrityksen johtoryhmä ja toimistopäällikkö. Tietoja saatetaan myös luovuttaa lain tai sopimusten edellyttämässä laajuudessa muun muassa työterveyshuoltoon, pankeille, puhelinyhtiölle, luottokorttiyhtiölle, vakuutusyhtiöille ja verottajalle.

Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät (pilvitallennuspalvelut) ja palkanlaskenta. Huolehdimme tällaisia alihankkijoita käytettäessä sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa henkilötietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Luovutetaanko henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ensisijaisesti sähköisessä muodossa, saattavat jotkut palveluntarjoajat sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa (esim. Google, Workable). Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina on siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioituun yritykseen taikka EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.

Kauanko henkilötietoja säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii (esim. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki). Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy (suuri osa työntekijöitä koskevista henkilötiedoista) taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja taikka poistaa vanhentuneita tai virheellisiä tietoja.

Miten tietoja säilytetään ja tietoturvasta huolehditaan?

Tietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

Onko tietojen antaminen joltain osin pakollista ja mitkä ovat tietojen antamatta jättämisen seuraukset?

Suurin osa henkilötietojen antamisesta on vapaaehtoista. Henkilötietojen antaminen ja käsittely on pääasiassa pakollista vain siltä osin, että pystymme varmistamaan että yritysasiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia ja pystymme muutoinkin täyttämään sopimusvelvoitteemme ja varmistamaan myös että oikeutemme toteutuvat. Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme. Työnhakijoiden osalta tietojen antaminen on vapaaehtoista hakuvaiheessa, mutta tietojen antamatta jättäminen saattaa vaikuttaa valintaan.

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on?

Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info(a)webscale.fi

Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen myynti(a)webscale.fi

Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten voit toteuttaa oikeutesi?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi käymällä toimistossamme, lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info(a)webscale.fi tai kirjallisesti alla mainittuun yrityksemme osoitteeseen. Pyydämme sinua samalla esittämään todisteen henkilöllisyydestäsi, kuten omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön tai muun luotettavan selvityksen henkilöllisyydestäsi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Webscale Oy
Y-tunnus: 2562359-7
Mannerheimintie 12
00100 Helsinki
Sposti: info@webscale.fi
Puh: +358 50 301 1297

Yhteyshenkilöt: tietosuoja-asioista vastaa Jukka Dahlbom henkilöstöä koskevissa asioissa ja Tero Kauhanen markkinointi- ja asiakasrekisterin osalta.